POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONTACTO TEXTIL S.A.S.

CONTENIDO

I. Objetivo
II. Autorización para el tratamiento de datos personales
III. Finalidades del tratamiento de datos personales
IV. Tratamiento de los datos personales
V. Derechos del titular de datos personales
VI. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos
VII. Información sobre el responsable del tratamiento
VIII. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales

 

  1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

CONTACTO TEXTIL S.A.S.(en adelante “CONTACTO TEXTIL”), con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

 

En esta Política, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, CONTACTO TEXTIL detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.

 

En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, CONTACTO TEXTIL sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, en virtud de contratos de transmisión de datos personales, o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.

 

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de CONTACTO TEXTIL provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

 

Al momento de la recolección de datos personales, CONTACTO TEXTIL solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará CONTACTO TEXTIL y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a CONTACTO TEXTIL y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de CONTACTO TEXTIL como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.

 

Los datos personales recolectados por CONTACTO TEXTIL, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.

 

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por CONTACTO TEXTIL en desarrollo de su objeto social con la finalidad de:

 

Finalidades corporativas y legales a)       Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de CONTACTO TEXTIL.

b)      Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.

c)       Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.

d)      Debida ejecución de los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.

e)      Realizar actividades de videovigilancia para velar por la seguridad de los titulares y los bienes de CONTACTO TEXTIL.

f)        Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.

g)       Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por CONTACTO TEXTIL.

h)      Adoptar medidas de bioseguridad y salubridad para el control y mitigación de la Covid-19.

i)        Reportar a las entidades y autoridades correspondientes, es decir, EPS, ARL y Secretarías de Salud municipales, distritales o departamentales, acerca de la aparición de nuevos brotes de la Covid-19.

 

Finalidades laborales a)       Adelantar procesos proceso de selección, admisión e ingreso de personal a CONTACTO TEXTIL.

b)      Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por CONTACTO TEXTIL con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.

c)       Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por CONTACTO TEXTIL con el titular de los datos personales, en relación con el desarrollo de vínculos laborales, de aprendizaje, y de prestación de servicios.

d)      Realizar actividades requeridas por el área administrativa de CONTACTO TEXTIL, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador, o prestador de servicios, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.

e)      La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y las instalaciones de CONTACTO TEXTIL.

f)        Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.

g)       Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad, en virtud de la pandemia Covid-19.

h)      Conocer y hacer seguimiento al estado de salud de los empleados, contratistas y demás personal vinculado a CONTACTO TEXTIL, e identificar posibles brotes de Covid-19.

 

Finalidades comerciales y publicitarias a)       Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio a terceros.

b)      Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por CONTACTO TEXTIL.

c)       Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.

d)      Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.

e)      Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos, según la ley aplicable.

f)        Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por CONTACTO TEXTIL.

g)       Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por CONTACTO TEXTIL.

h)      Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares, la cual no estará asociada a datos personales en forma individualizada.

i)        Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.

j)        Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

(a) Límite temporal del tratamiento de datos personales

CONTACTO TEXTIL dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de CONTACTO TEXTIL o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de CONTACTO TEXTIL o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

 

(b) Tipo de datos personales que son tratados por CONTACTO TEXTIL

En desarrollo de las finalidades antes descritas, CONTACTO TEXTIL, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, género, imagen entre otros.

 

En el evento en que CONTACTO TEXTIL recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. CONTACTO TEXTIL solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho del menor a ser escuchado.

 

En el tratamiento de datos sensibles, CONTACTO TEXTIL dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de CONTACTO TEXTIL estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente.

 

(c) CONTACTO TEXTIL actuando como encargado del tratamiento de Datos Personales

CONTACTO TEXTIL podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

 

(d) Transmisión y transferencia de datos personales a terceros

CONTACTO TEXTIL podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de CONTACTO TEXTIL, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, CONTACTO TEXTIL adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONTACTO TEXTIL, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
  3. Conocer, previa solicitud dirigida a CONTACTO TEXTIL o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
  4. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONTACTO TEXTIL o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
  6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  7. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.

 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS

Los procedimientos establecidos por CONTACTO TEXTIL para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.

 

Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:

 

Correo electrónico: habeasdata@contactotextil.com.co
A la atención de: Manuela Vargas/Cesar Augusto Vasquez.

 

Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a CONTACTO TEXTIL: (i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.

 

El Área de área de la compañía que recibirá quejas y reclamos. de CONTACTO TEXTIL será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal.

 

  • Procedimiento para la atención de consultas

El titular podrá presentar consultas a CONTACTO TEXTIL para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a CONTACTO TEXTIL, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de CONTACTO TEXTIL. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

 

Las consultas presentadas serán resueltas por el Oficial de Privacidad de CONTACTO TEXTIL dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, CONTACTO TEXTIL requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de CONTACTO TEXTIL. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por CONTACTO TEXTIL sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará CONTACTO TEXTIL al titular.

 

  • Procedimiento para la atención de reclamos

El titular podrá presentar reclamos a CONTACTO TEXTIL para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

 

El Oficial de Privacidad de CONTACTO TEXTIL dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, CONTACTO TEXTIL requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de CONTACTO TEXTIL. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por CONTACTO TEXTIL sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.

 

El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará CONTACTO TEXTIL al titular. En el evento en que CONTACTO TEXTIL no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.

 

Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con CONTACTO TEXTIL.

 

VII. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

CONTACTO TEXTIL se identifica con los siguientes datos:

 

Razón social CONTACTO TEXTIL S.A.S.
NIT 811 044 082-5
Representante Legal Manuela Vargas
Domicilio Medellin, Antioquia, Colombia
Dirección Carrera 35 #15B- 143 Edificio 35 Palms – oficina 9901
Teléfono +57 60 4 444 85 01
Correo electrónico habeasdata@contactotextil.com.co

 

VIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.

 

Esta Política puede ser modificada por CONTACTO TEXTIL en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web ­http://contactotextil.com.co/, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.

 

Fecha: 09 de febrero de 2022

 

CONTACTO TEXTIL S.A.S.